Windykacja polubowna obejmuje negocjacje sposobu oraz terminów zapłaty, spotkania z dłużnikami; uzupełnienie brakujących dokumentów w sprawie m.in. potwierdzenie salda, ugoda, przyznanie się do długu; monitoring dokonywanych przez dłużnika wpłat, wstępna ocena wypłacalności dłużnika. Okres postępowania wynosi maksymalnie 2 miesiące, chyba, że Zleceniodawca wyrazi zgodę na jego przedłużenie lub dłużnik spłaca zobowiązanie w ratach.
Etap windykacji polubownej obejmuje kontakt z dłużnikiem, w celu z jednej strony nakłonienia dłużnika do zapłaty, a z drugiej strony do uzyskania dokumentów o uznaniu zobowiązania przez dłużnika, co pozwala w przyszłości na szybsze i sprawniejsze oraz znacznie tańsze przeprowadzenie postępowania sądowego. Jednocześnie dokonywana jest weryfikacja dłużnika pod kątem jego wypłacalności, statusu finansowego oraz chęci do dalszych współpracy i regulowania swoich zobowiązań. Windykacja polubowna jako pierwszy etap jest ograniczany do minimum, chyba że dłużnik daje realną gwarancję dobrowolnej spłaty zobowiązania.